Wytyczne PPP Tom II: Postępowanie przetargowe

6.1 Zakres dokumentacji Podmiotu Publicznego na potrzeby Negocjacji

W celu zapewnienia efektywnych Negocjacji, zakończonych sporządzeniem jak najlepszej SIWZ/Dokumentów Koncesji, niezwykle istotne jest przygotowanie możliwie szczegółowej dokumentacji na potrzeby Negocjacji.

Dlatego też należy rekomendować, aby na jej pierwszą turę Podmiot Publiczny przygotował podstawowe dokumenty transakcyjne, w tym projekt Umowy o PPP. Pozwoli to na rozpoczęcie merytorycznej dyskusji i pozyskanie informacji zwrotnej od Partnerów Prywatnych od samego początku Negocjacji i tym samym na efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na ten etap Postępowania.

Podmiot Publiczny na użytek Negocjacji powinien przygotować Dokumentację Postępowania zawierającą co najmniej:

  • wnioski z Oceny Efektywności,
  • adekwatne i potrzebne materiały Podmiotu Publicznego (w tym techniczne),
  • wstępny projekt Umowy o PPP,
  • wstępną koncepcję techniczną oraz wstępne PFU,
  • wstępny projekt dokumentu zawierającego standardy utrzymania/zarzadzania/świadczenia usług/zwrotu Infrastruktury Publicznej,
  • wstępny Mechanizm Wynagrodzenia.

W praktyce często okazuje się też, że w trakcie Negocjacji identyfikowana jest potrzeba pozyskania lub opracowania przez Podmiot Publiczny dodatkowych materiałów, takich jak np. umowy z dostawcami mediów, stanowiska organów nadzoru lub kontroli, albo dokonania określonych czynności – związanych np. z wyjaśnieniem stanu prawnego nieruchomości lub przeprowadzeniem badań geologicznych. Zazwyczaj są to na tyle istotne materiały, że bez ich udostępnienia Partnerom Prywatnym, niemożliwe będzie dokonanie dalszych uzgodnień w ramach Negocjacji.

Uwaga:

Pomimo że Projekty PPP obejmują etap projektowania, w praktyce zdarza się, że Podmiot Publiczny na etapie ogłaszania Postępowania PPP dysponuje już projektem budowlanym wraz z pozwoleniem na budowę. W takim przypadku możliwe są trzy podejścia:

  • nakazanie wykorzystania projektu budowlanego przez Partnera Prywatnego,
  • przekazanie projektu budowlanego do ewentualnych zmian przez Partnera Prywatnego,
  • wprowadzenie zmian do projektu budowlanego przez Podmiot Publiczny i przekazanie zmienionej wersji Partnerom Prywatnym wraz z SIWZ

Gdyby Podmiot Publiczny nakazał Partnerowi Prywatnemu zastosowanie posiadanej dokumentacji projektowej, wówczas ryzyko kompletności i niewadliwości projektu budowlanego obciążało będzie Podmiot Publiczny. W przypadku udostępnienia dokumentacji Podmiotu Publicznego (wraz z uzyskanym pozwoleniem na budowę) Partnerom Prywatnym do celów informacyjnych i dopuszczenie zarówno jej weryfikacji, negocjacji rozwiązań projektowych, jak i ewentualnej zmiany projektu budowlanego, wówczas zmiana projektu budowlanego oraz uzyskanie zamiennego pozwolenia na budowę przeniesie ryzyko kompletności i niewadliwości dokumentacji na Partnera Prywatnego

W przypadku, gdy Podmiot Publiczny samodzielnie wprowadzi zmiany do projektu budowlanego, wówczas ryzyko kompletności i niewadliwości projektu budowlanego obciążało będzie Podmiot Publiczny.
W tym ostatnim przypadku celowość przygotowania przez Podmiot Publiczny projektu budowlanego i wykonawczego zależna jest od indywidualnych cech danego Projektu PPP, np. w celu skrócenia czasu realizacji Przedsięwzięcia oraz w przypadku projektów powtarzalnych, gdzie wpływ know-how Partnera Prywatnego ma mniejsze znaczenie. Z drugiej strony, w przypadku projektów typowo technologicznych oraz nowatorskich, może to skutkować ograniczeniem zastosowania specjalistycznych rozwiązań technicznych, oferowanych przez Partnerów Prywatnych.

Ponadto narzucenie Partnerowi Prywatnemu rozwiązań projektowych może negatywnie wpłynąć na etap utrzymania lub zarządzania, ponieważ Partner Prywatny mógłby zastosować bardziej efektywne rozwiązania.

Sposób przekazywania dokumentów – dobre praktyki

Niewątpliwie do dobrych praktyk należy zaliczyć gromadzenie i udostępnianie Partnerom Prywatnym dokumentów w określonej przestrzeni wirtualnej. Może to być zarówno własny serwer Zamawiającego, jak też serwery firm specjalizujących się w takich usługach. W ten sposób zapewniony zostaje równy dostęp wszystkich uczestników Negocjacji do materiałów informacyjnych, jak również zaoszczędzony czas na drukowanie i doręczanie Partnerom Prywatnym często obszernych dokumentów. Dokumenty powinny być udostępniane w formie pdf oraz w wersji umożliwiającej edycję.

Uwaga:

Należy przypomnieć, że Podmiot Publiczny może swobodnie udostępniać wyłącznie własne materiały. Nie może natomiast ujawniać bez zgody Partnerów Prywatnych materiałów przekazywanych przez nich w trakcie Negocjacji i nie wolno mu udostępniać ich pozostałym Partnerom Prywatnym.

Niekiedy zdarza się również, że w końcowej fazie Negocjacji Podmiot Publiczny przekazuje Partnerom Prywatnym projekt kompletnej Dokumentacji Postępowania, w tym projekt SIWZ, wyznaczając im termin na wniesienie ostatecznych uwag i propozycji przed ostatecznym zaproszeniem do składania ofert. Taki zabieg pozwala na uzyskanie opinii Partnerów Prywatnych co do ostatecznej wersji SIWZ, co może zmniejszyć ryzyko kwestionowania postanowień SIWZ/Dokumentów Koncesji przez Partnerów Prywatnych w ramach środków odwoławczych.

Duże Projekty

Z uwagi na zainteresowanie Dużymi Projektami wśród Partnerów Prywatnych spoza Polski, należy rozważyć w takich Postępowaniach przetłumaczenie Dokumentacji Postępowania na język angielski. Podmioty Publiczne mogą oczekiwać opłaty za udostepnienie takiego tłumaczenia Partnerom Prywatnym uczestniczącym w Postępowaniu. Powyższa praktyka pozwoli na usprawnienie Postępowania i ograniczy ryzyko rozbieżności pomiędzy różnymi tłumaczeniami. Praktyka taka staje się coraz bardziej powszechna w innych krajach (np. Słowacja, Turcja, Egipt).

Dostarczenie tłumaczenia Dokumentacji Postępowania (szczególnie jej pierwszej i ostatecznej wersji) ułatwi i znacznie skróci proces Negocjacji. Będzie to też pozytywny sygnał dla rynku i na pewno zwiększy zainteresowanie Instytucji Finansujących we wcześniejszych fazach Projektu PPP. Nie jest jednak potrzebne tłumaczenie wszystkich dokumentów (np. typowo technicznych, takich jak projekty lub rysunki).

<
>
Drukuj