5.1.1 Weryfikacja informacji, oświadczeń lub dokumentów

Po upływie terminu na złożenie wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu Zamawiający przystępuje do ich badania i oceny. Podstawę ich weryfikacji stanowią Kryteria Oceny Podmiotowej. W praktyce Komisja Przetargowa zbiera się w wyznaczonym terminie w celu sprawdzenia powyższych okoliczności (czynnościom tym podlegają jedynie wnioski złożone w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie).

Ustawodawca nie przewidział terminu, w jakim ma nastąpić cały proces badania i oceny wniosków, lecz przyjmuje się, że powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki. Członkowie Komisji Przetargowej w pierwszej kolejności sprawdzają kompletność wniosku i jego załączników, a później przystępują do badania dokumentów potwierdzających należyte umocowanie wykonawcy do złożenia wniosku (dokumenty rejestrowe, pełnomocnictwa), wstępnych oświadczeń (JEDZ/oświadczenie zwykłe, o których mowa w art. 25a ust. 1 Ustawy PZP), innych dokumentów (np. zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów).

Oceny pod kątem spełniania warunków udziału w Postępowaniu lub kryteriów selekcji Zamawiający dokonuje w odniesieniu do wykonawcy (lub konsorcjum traktowanego jako wykonawca na podstawie art. 23 ust. 3 Ustawy PZP). Jeśli wniosek o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu został złożony przez konsorcjum, co do zasady wystarczające jest, aby jeden tych wykonawców wykazał spełnienie warunków udziału w Postępowaniu lub kryteriów selekcji. W przypadku braku podstaw do wykluczenia z Postępowania wykonawca (każdy z członków konsorcjum) podlega ocenie, czy nie zachodzą wobec niego przesłanki wskazujące na wykluczenie. Trzeba mieć na uwadze, że ziszczenie się choćby jednej z przesłanek w odniesieniu do wykonawcy lub któregokolwiek z członków konsorcjum skutkuje koniecznością wykluczenia z Postępowania całego konsorcjum. Podmiot trzeci, na zasoby którego powołuje się wykonawca w celu wykazania spełniania warunków udziału w Postępowaniu, jest również weryfikowany pod kątem braku podstaw wykluczenia. Jeśli dojdzie do sytuacji, że którakolwiek z podstaw wykluczenia ziści się w odniesieniu do podmiotu trzeciego, wykonawca będzie musiał wykazać się spełnieniem warunków udziału w Postępowaniu na nowo (art. 22a ust. 6 Ustawy PZP). Jeśli Zamawiający zastrzegł w ogłoszeniu, że będzie weryfikował brak podstaw wykluczenia w odniesieniu do podwykonawców, bada również tę kwestię.

Na tym etapie Zamawiający weryfikuje jedynie informacje zawarte w oświadczeniu wstępnym wykonawcy (JEDZ albo oświadczeniu zwykłym). Zgodnie z ogólną zasadą, stosowaną zresztą w każdym z trybów Postępowań (art. 26 ust. 1 lub 2 Ustawy PZP), Zamawiający wzywa do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Ustawy PZP (czyli dokumentów podmiotowych, przedmiotowych i potwierdzających brak podstaw do wykluczenia) jedynie wykonawcę, którego oferta została w toku przeprowadzonego Postępowania oceniona jako najkorzystniejsza, tj. uplasowała się na najwyższej pozycji w rankingu ofert.

Z uwagi na okoliczność, iż w wyniku kwalifikacji dokonanej na podstawie oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu do dalszego etapu, tj. Negocjacji, a później do składania ofert, zostanie zaproszona liczba wykonawców określona w ogłoszeniu o zamówieniu, zasadne jest skorzystanie przez Zamawiającego z uprawnienia określonego w art. 26 ust. 2f Ustawy PZP. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu Postępowania, Zamawiający może na każdym etapie Postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w Postępowaniu lub kryteria selekcji, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów. Aby uniknąć sytuacji, w której do Negocjacji zostanie dopuszczony wykonawca, który w rzeczywistości nie spełnia Kryteriów Oceny Podmiotowej i nie będzie w stanie potwierdzić tych okoliczności po złożeniu oferty (na wezwanie Zamawiającego), Zamawiający może skorzystać z ww. regulacji. Jest to w szczególności uzasadnione, je.eli liczba wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu jest większa, niż przewidziana w ogłoszeniu liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert (przykładowo 10 wniosków na 5 zapraszanych wykonawców), a tym samym może dojść do sytuacji, w której do kolejnego etapu nie zostanie zaproszony wykonawca spełniający warunki udziału w Postępowaniu i niepodlegający wykluczeniu, który uzyskał liczbę punktów plasującą go na 6 miejscu. W takim przypadku, wykonawca ten znalazłby się na liście podmiotów dopuszczonych do Negocjacji, jeśli wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zostałby wykluczony z Postępowania w wyniku wcześniejszej weryfikacji dokumentów przez Zamawiającego.

5.1.2 Wyjaśnianie i uzupełnianie wniosków

Jeśli w trakcie weryfikacji dokumentów złożonych wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu lub w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego w trybie art. 26 ust. 2f, Zamawiający dostrzeże, że zawierają one błędy, braki lub są wadliwe albo wymagają wyjaśnienia, jest zobowiązany do zastosowania art. 26 ust. 3, 3a lub 4 Ustawy PZP, tj. do skierowania do wykonawców wezwania do uzupełnień/wyjaśnień. Przepisy Ustawy PZP nie określają terminu, jaki Zamawiający powinien wyznaczyć wykonawcom na wyjaśnienia lub uzupełnienia wniosków. Przyjmuje się jednak, że powinien on być odpowiedni i dostosowany do zakresu lub stopnia skomplikowania wyjaśnień lub uzupełnień. Wszystkie z omawianych wezwań mogą być od siebie niezależne, a ustawodawca nie nakłada na Zamawiającego konieczności stosowania ich w określonej kolejności.

5.1.3 Wezwanie z art. 26 ust. 3 i 3a Ustawy PZP

Zgodnie z art. 26 ust. 3 Ustawy PZP, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 (JEDZ albo oświadczenie zwykłe), oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 (spełnianie warunków udziału w Postępowaniu, kryteriów selekcji, braku podstaw wykluczenia; przepis dotyczy również spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez Zamawiającego, lecz dokumenty przedmiotowe nie są składane wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu), oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia, lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia, lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie Postępowania.

Z kolei na mocy art. 26 ust. 3a Ustawy PZP, jeżeli wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie Postępowania.

Niezwykle istotne jest przygotowanie przez Zamawiającego treści wezwań w sposób jak najbardziej precyzyjny, który nie pozostawi w sferze domysłów zakresu uzupełnienia lub wyjaśnienia. Podkreślenia wymaga, że wezwanie do uzupełnień w trybie art. 26 ust. 3 i 3a Ustawy PZP może nastąpić jednokrotnie w odniesieniu do danego dokumentu/informacji w JEDZ.

Szczególnego omówienia wymaga kwestia uzupełniania JEDZ. Zamawiający określa w ogłoszeniu oraz ewentualnie we wzorze JEDZ (zmodyfikowanym w dopuszczalnym zakresie na potrzeby danego Postępowania), jakiego rodzaju informacji oczekuje od wykonawcy. Może się zdarzyć, że wykonawca wypełni JEDZ informacjami w zakresie niewymaganym przez Zamawiającego. W takim przypadku, Zamawiający nie ma obowiązku wezwania wykonawcy do uzupełnienia, ponieważ nie ma ku temu podstaw prawnych (zob. stanowisko UZP dostępne pod adresem).

5.1.4 Wezwanie z art. 26 ust. 4 Ustawy PZP

Art. 26 ust. 4 Ustawy PZP przewiduje wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów o których mowa w art. 25 ust. 1 Ustawy PZP (w odniesieniu do wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu – dokumentów potwierdzających spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji, braku podstaw wykluczenia). Zamawiający ma obowiązek wezwania wykonawcy do wyjaśnień, jeśli dostrzeże niejasności lub wewnętrzne sprzeczności, które wzbudzą jego wątpliwości. Podkreślenia wymaga, że wyjaśniać można jedynie treści, które zostały zawarte w oświadczeniach lub dokumentach i które nie są jednoznaczne. Odpowiedź wykonawcy na ww. wyjaśnienia nie może skutkować uzupełnieniem brakujących informacji, do których udzielenia wykonawca był zobowiązany wraz ze złożeniem wniosku. Co istotne, wezwanie do wyjaśnień może zostać wystosowane przez Zamawiającego wielokrotnie w odniesieniu do danego dokumentu/informacji w JEDZ.

5.1.5 Ocena wniosków i dopuszczenie do udziału w Postępowaniu

Po uzyskaniu odpowiedzi na wezwania Zamawiającego w trybie art. 26 ust. 3 lub 3a lub 4 Ustawy PZP, Zamawiający dokonuje oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu.

Jeśli w wyniku analizy tych dokumentów i oświadczeń okaże się, że dany wykonawca nie potwierdził spełniania warunków udziału w Postępowaniu albo istnieją wobec niego podstawy do wykluczenia, Zamawiający ma obowiązek wykluczenia wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12 Ustawy PZP.

W wyniku weryfikacji spełniania przez wykonawców kryteriów selekcji, Zamawiający tworzy ranking wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w Negocjacjach. Po dokonaniu ww. czynności Zamawiający niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, o wynikach oceny i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków. W terminie 3 dni od przekazania tej informacji, wykonawcy są zobowiązani do przekazania Zamawiającemu oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 Ustawy PZP (art. 24 ust. 11 Ustawy PZP). Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w Postępowaniu jest większa, niż określona w ogłoszeniu, Zamawiający zaprasza do Negocjacji wykonawców wyłonionych na podstawie kryteriów selekcji. Wykonawcę niezaproszonego do Negocjacji traktuje się jak wykluczonego z Postępowania.

Należy pamiętać, że od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w Postępowaniu jawne są nie tylko wnioski, lecz także dokumenty złożone w ich uzupełnieniu oraz wyjaśniania. Potwierdzenie (lub brak potwierdzenia) spełnienia wymagań Zamawiającego lub też ocena skuteczności złożenia wniosku wynika bowiem ze wszystkich tych dokumentów łącznie (por. wyrok KIO z 8 listopada 2013 r.; sygn. akt KIO 2525/13).

Należy podkreślić istotę rzetelnego uzasadnienia oceny wniosków, w szczególności w zakresie przyznanej punktacji. Brak takiego uzasadnienia, jako naruszenie podstawowych obowiązków informacyjnych, dawałby podstawę do zaskarżenia takiej decyzji przed KIO (zob.: wyrok KIO z dnia 16 stycznia 2015 r. (sygn. 2708/14, 2717/14, 2720/14, 2723/14)). W efekcie każdy z wykonawców powinien otrzymać informacje o przydzielonej punktacji wraz z uzasadnieniem.