Analizy rynkowe i testowanie rynku są integralnym elementem przygotowania Projektu PPP. Pozwalają na ocenę zainteresowania rynku konkretnym Projektem PPP i weryfikację, czy przyjęte założenia są właściwe z punktu widzenia Partnerów Prywatnych i Instytucji Finansujących.

Istotne jest określenie momentu w trakcie przygotowywania Projektu PPP, w którym będzie dokonywane badanie rynkowe. Prawdopodobnie najlepszym momentem jest przeprowadzenie badań rynkowych wówczas, gdy kluczowe elementy definiujące Projekt PPP są ustalone, natomiast nie są one zbyt szczegółowo określone i pozwalają na możliwość modyfikacji w wyniku badań rynkowych. W przypadku zbyt wczesnych konsultacji z rynkiem nie będzie możliwości uzyskania konkretnych informacji, a próba powtórzenia badania rynku dość rzadko spotyka się z ponownym zainteresowaniem ze strony Partnerów Prywatnych i Instytucji Finansujących (wyjątek stanowią bardzo duże projekty).

3.6.1 Memorandum informacyjne

Memorandum informacyjne jest dokumentem przygotowywanym na potrzeby badania rynku i powinno zawierać informacje o projekcie umożliwiające Partnerom Prywatnym podjęcie wstępnej decyzji o zaangażowaniu w Projekt PPP na etapie postępowania na wybór Partnera Prywatnego. W memorandum informacyjnym należy umieścić wszystkie dostępne informacje o Projekcie PPP ze wskazaniem tych obszarów (w formie kwestionariusza), co do których oczekiwana jest informacja zwrotna z rynku. Na etapie badania rynku memorandum informacyjne ma charakter wstępny.

Struktura i zawartość memorandum informacyjnego

W oparciu o praktykę międzynarodową we wstępnym memorandum przeznaczonym na potrzeby badania rynku powinny znaleźć się m.in. następujące informacje:

• wprowadzenie do Projektu PPP, jego cele strategiczne i prezentacja Podmiotu Publicznego;
• zakres Projektu PPP, w tym określenie infrastruktury (stan obecny oraz planowany po realizacji Projektu PPP) oczekiwanych standardów świadczenia usług przez Partnera Prywatnego;
• wstępną zakładaną alokację ryzyk oraz określenie zadań do przekazania Partnerowi Prywatnemu;
• identyfikację kluczowych ryzyk technicznych, które mogą wpływać na możliwość realizacji projektu,
• szacunkową wielkość nakładów inwestycyjnych i kosztów operacyjnych;
• potencjalne źródła przychodów na etapie operacyjnym;
• planowany Mechanizm Wynagrodzenia Partnera Prywatnego;
• strukturę finansową;
• strukturę prawną;
• opis postępowania na wybór Partnera Prywatnego;
• proponowany harmonogram przygotowania i realizacji Projektu PPP (w tym fazy projektowania, budowy i utrzymania/zarządzania);
• wskazanie interesariuszy i strukturę organizacji Projektu PPP;
• listę dostępnych dokumentów/analiz/pozwoleń;
• kwestionariusz z pytaniami do Partnerów Prywatnych lub Instytucji Finansujących

Zaktualizowane, jeśli z badania rynku wynika taka potrzeba, memorandum informacyjne dołączane jest do dokumentacji przetargowej.

3.6.2 Badanie rynku potencjalnych Partnerów Prywatnych

Badanie rynku jest procedurą wspomagającą określenie zakresu i warunków realizacji Projektu PPP. W przypadku projektów, które charakteryzują się powtarzalnością lub w których stosowane są standardowe rozwiązania, badanie rynku może nie być zasadne, a tym samym nie zachodzi konieczność jego przeprowadzenia lub może dotyczyć tylko wąsko określonych zagadnień, odbiegających od obowiązujących standardów.

Badanie rynku potencjalnych Partnerów Prywatnych
prowadzone jest w trzech krokach:

• identyfikacja potencjalnych Partnerów Prywatnych;
• badanie rynku;
• wnioski z badania rynku – uwzględnienie w analizach.

Krok 1 Identyfikacja potencjalnych Partnerów Prywatnych

Sporządzenie listy doświadczonych wykonawców oraz inwestorów branżowych w oparciu o informacje o podmiotach biorących udział w inwestycjach prowadzonych w danym sektorze. Lista doświadczonych podmiotów powinna zawierać podmioty zarówno z rynku lokalnego, jak i z rynków międzynarodowych. Lista potencjalnych Partnerów Prywatnych powinna obejmować firmę, osobę kontaktową, adresy e-mailowe i numery telefonów. W celu ułatwienia późniejszej analizy podmioty należy pogrupować według ich podstawowych kompetencji, tj. inwestorów branżowych, w tym wykonawców budowlanych i podmiotów operatorskich. W celu otrzymania szczegółowych odpowiedzi, zawierających istotne z punktu widzenia Partnerów Prywatnych informacje, należy przeprowadzić badanie rynku w sposób transparentny, z zachowaniem poufności.

Krok 2 Badanie rynku

W celu efektywnego badania rynku Podmiot Publiczny powinien przygotować materiały informacyjne w formie np. prezentacji, memorandum informacyjnego lub innych dokumentów opisujących Projekt PPP.

Badanie rynku może zostać przeprowadzone w formie zebrań z potencjalnymi Partnerami Prywatnymi, spotkań indywidualnych z wybranymi potencjalnymi Partnerami Prywatnymi i kwestionariusza z pytaniami do Partnerów Prywatnych przesłanego do zidentyfikowanych w Kroku 1 podmiotów i instytucji. Spotkania z Partnerami Prywatnymi powinny odbywać się z upoważnienia i z udziałem Podmiotu Publicznego/Zespołu Projektowego, jeśli organizują i przeprowadzają je Doradcy. Ze względu na ich mniej sformalizowany charakter mogą odbywać się w siedzibie Podmiotu Publicznego lub w siedzibie podmiotów zaproszonych do spotkań. W sytuacji, gdy nie istnieje możliwość spotkania bezpośredniego, można rozważyć udział w tele/wideokonferencji.

W celu zapewnienia jednolitego traktowania wszystkich uczestników badania rynku w formie spotkań, Podmiot Publiczny powinien przygotować proponowaną agendę i zakres zagadnień do dyskusji. Określenie ram czasowych spotkania pozwoli na efektywne przeprowadzenie badania, a zakres zagadnień umożliwi przygotowanie się do spotkania Partnerom Prywatnym.

W ramach testowania rynku należy sprawdzić przede wszystkim te aspekty Projektu PPP, co do których brak jest pewności i które odbiegają od przyjętych rozwiązań rynkowych, a tym samym mogą budzić także wątpliwości po stronie Partnerów Prywatnych.

Faza badania rynku od momentu przekazania memorandum informacyjnego/dokumentu informacyjnego /kwestionariusza do momentu odbycia spotkań lub otrzymania wypełnionych kwestionariuszy nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. W przypadku konieczności zorganizowania spotkań, można zaanonsować Partnerom Prywatnym datę przekazania wstępnego memorandum informacyjnego/dokumentu informacyjnego /kwestionariusza z odpowiednim wyprzedzeniem i w oparciu o termin niezbędny do zapoznania się z jego treścią ustalić terminy spotkań. Należy wskazać termin, do którego Partnerzy Prywatni powinni odesłać wypełnione kwestionariusze tak, aby Podmiot Publiczny i jego Doradcy mogli zapoznać się z odpowiedziami przed spotkaniami i mieć możliwość przedyskutowania tych odpowiedzi na spotkaniach.

Krok 3 Wnioski z badania rynku – uwzględnienie w analizach

Celem badania rynku jest poznanie opinii potencjalnych Partnerów Prywatnych co do zaproponowanych kluczowych rozwiązań dla Projektu PPP. Wnioski z badania rynku powinny zostać wzięte pod uwagę przy formułowaniu rozwiązań szczegółowych, które będą następnie wykorzystane do sformułowania SIWZ/OPiW na etapie postępowania na wybór Partnera Prywatnego.

Odpowiedzi Partnerów Prywatnych powinny zostać zebrane w sposób anonimowy, najlepiej w formie tabelarycznej, a płynące z nich wnioski powinny stanowić podsumowanie ich wpływu na Projekt PPP.

W przypadku uzyskania odpowiedzi niespójnych z większością, należy je wskazać jako takie i przeanalizować czy proponowane odosobnione podejście jest korzystne dla Projektu PPP, np. wprowadzające elementy innowacyjności, czy też należy je zignorować w procesie modyfikacji dokumentacji jako niezapewniające konkurencji w procesie wyboru Partnera Prywatnego. Wskazana jest ostrożna ocena proponowanych rozwiązań, bowiem może zaistnieć ryzyko, że maksymalizują one korzyści dla Partnera Prywatnego, a nie dla Projektu. W przypadku odpowiedzi na kwestionariusz, praktyka międzynarodowa wskazuje, że Podmioty Publiczne otrzymują ok. 40-45% wypełnionych kwestionariuszy. Taki wskaźnik pozwala na wyciągnięcie wniosków i wdrożenie rozwiązań wykazujących korzyści dla Podmiotu Publicznego, przetestowanych z potencjalnymi Partnerami Prywatnymi.

3.6.3 Badanie rynku potencjalnych Instytucji Finansujących

Krok 1 Identyfikacja potencjalnych Instytucji Finansujących

Co do zasady w przypadku Instytucji Finansujących należy przeprowadzić takie same działania jak w przypadku Partnerów Prywatnych przedstawione w rozdziale 3.6.2 Część II powyżej.

Różnica będzie polegała na określeniu listy podmiotów finansujących projekty o podobnym charakterze (PPP i project finance). Z założenia lista ta będzie obejmowała Instytucje Finansujące realizujące projekty PPP zarówno na rynku polskim, w przypadku Małych Projektów, jak i na rynkach zagranicznych, w przypadków Dużych Projektów, wymagających udziału kilku lub kilkunastu Instytucji Finansujących.

Krok 2 Badanie rynku

Samo badanie rynku może zostać przygotowane identycznie jak w przypadku Partnerów Prywatnych, jednakże elementem różnicującym jest kwestionariusz obejmujący pytania dotyczące parametrów finansowania (np. wielkość kredytu, termin zapadalności, marże i opłaty, wymagane zabezpieczenia itp.) i chęci na przejęcie określonych ryzyk projektowych (np. Mechanizm Wynagrodzenia, gwarancji Podmiotu Publicznego itp.). Jedną z kluczowych kwestii do przedyskutowania powinna być wstępna opinia Instytucji Finansujących odnośnie Bankowalności Projektu, w szczególności, czy Mechanizm Wynagrodzenia/Opłaty od Użytkowników zapewniają Partnerowi Prywatnemu spłatę zobowiązań finansowych i potwierdzają wykonalność Projektu PPP oraz czy alokacja ryzyk jest optymalna.

Krok 3 Wnioski z badania rynku – uwzględnienie w analizach

Celem badania rynku jest poznanie opinii Instytucji Finansujących odnośnie kluczowych rozwiązań dla Projektu PPP oraz poznanie proponowanych przez Instytucje Finansujące instrumentów finansowych, szacunkowych kosztów i warunków pozyskania finansowania. Wnioski z badania rynku powinny zostać wzięte pod uwagę przy formułowaniu rozwiązań szczegółowych, które będą następnie wykorzystane do sformułowania SIWZ/OPiW na etapie postępowania na wybór Partnera Prywatnego.

Odpowiedzi Instytucji Finansujących powinny zostać zebrane w sposób anonimowy, najlepiej w formie tabelarycznej, a płynące z nich wnioski powinny stanowić podsumowanie ich wpływu na Projekt PPP.

W przypadku uzyskania odpowiedzi niespójnych z większością, należy je wskazać jako takie i przeanalizować czy proponowane odosobnione podejście jest korzystne dla Projektu PPP, np. wpływa na zmniejszenie kosztów finansowania, czy też należy je zignorować przy modyfikacji dokumentacji jako niezapewniające konkurencji w procesie pozyskiwania finansowania przez Partnera Prywatnego i nie daje korzyści z punktu widzenia Projektu PPP.

Wnioski z badania rynku Instytucji Finansujących stanowią dla Podmiotu Publicznego jedynie punkt odniesienia dla oszacowania kosztów finansowania Projektu PPP i podziału ryzyk, bowiem co do zasady w większości Projektów PPP to Partner Prywatny pozyskuje i negocjuje warunki finansowania z Instytucjami Finansującymi. W takim przypadku rola Podmiotu Publicznego na etapie Zamknięcia Finansowego może być wspierająca. Wskaźnik zwracanych wypełnionych kwestionariuszy podobnie jak w przypadku odpowiedzi otrzymanych od Partnerów Prywatnych kształtuje się na poziomie ok. 40-45%.

3.6.4 Dialog techniczny jako narzędzie do przeprowadzenia rozpoznania rynku

W celu rozeznania rynku Podmioty Publiczne mogą stosować dialog techniczny regulowany przepisem art. 31 a Ustawy PZP.

Jakkolwiek, co do zasady i zgodnie z treścią przepisów Ustawy PZP, dialog techniczny służy uzyskaniu przez zamawiającego doradztwa lub udzieleniu informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania „opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy”, to z uwagi na okoliczność, że dialog techniczny obejmuje czynności nieobowiązkowe zamawiającego i nieskutkujące obowiązkiem przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, brak jest podstaw do stwierdzenia, że zamawiający nie może użyć dialogu technicznego jako narzędzia w celu przygotowania np. OPiW.

W celu ograniczenia kręgu podmiotów zainteresowanych dialogiem technicznym do takich, którzy dają większe prawdopodobieństwo wniesienia wartości dodanej do przyszłego postępowania, rekomendowaną praktyką jest określenie przez Podmiot Publiczny informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego i jego przedmiocie, kryteriów udziału potencjalnych zainteresowanych w dialogu technicznym. Kryteria mogą obejmować określone doświadczenia podmiotów, z którymi Podmiot Publiczny chciałby się skonsultować w ramach dialogu technicznego. Dialog techniczny może być przeprowadzony w dowolnej formie. Za dobrą praktykę należy uznać organizowanie przez Podmiot Publiczny indywidualnych spotkań z uczestnikami dialogu technicznego. Spotkania takie – podobnie jak nieformalne badanie rynku – może poprzedzać przekazanie uczestnikom kwestionariuszy z listą pytań lub zagadnień do omówienia podczas spotkania.

Pomimo tego, że jest to instytucja sformalizowana i uregulowana przepisami Ustawy PZP, to samo przeprowadzenie dialogu technicznego nie wiąże się ze zobowiązaniem Podmiotu Publicznego do przeprowadzenia postępowania na wybór Partnera Prywatnego. Uczestnikom dialogu technicznego nie przysługują również środki ochrony prawnej na decyzje Podmiotu Publicznego podejmowane w ramach dialogu technicznego, np. w zakresie liczby wykonawców, z którymi Podmiot Publiczny przeprowadzi dialog techniczny. Innymi słowy dialog techniczny realizuje podobne cele co nieformalne badanie rynku i może być prowadzony z tymi samymi podmiotami.

Niezależnie czy Podmiot Publiczny wykorzystuje do badania rynku dialog techniczny, czy też nieformalne badanie rynku, obowiązany jest zapewnić zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie uczestników. To na Podmiocie Publicznym będzie ciążył w każdym wypadku obowiązek wyrównania szans Partnerów Prywatnych, którzy w tych działaniach nie brali udziału lub których rozwiązania nie zostały wykorzystane w przygotowanej na potrzeby Projektu PPP dokumentacji.